KI-Kompetenz regeln: ein Plan pro Funktion, in fünf Minuten

Kurze Antwort. Artikel 4 des EU AI Act verlangt, dass Sie Maßnahmen ergreifen, um die KI-Kompetenz Ihrer Leute zu unterstützen, passend zu ihrer Rolle und zu der KI, die sie nutzen. Ein Zertifikat oder eine feste Stundenzahl ist nicht nötig. Es ist aber sinnvoll festzuhalten, was Sie tun. Was in der Praxis funktioniert: je Funktion festlegen, welches Niveau nötig ist, eine kurze Basisschulung für alle, Vertiefung dort, wo KI Entscheidungen über Menschen oder Geld berührt, und eine Dokumentation, in der Sie festhalten, wer was gemacht hat. Mit dem Planer unten haben Sie diesen Plan in fünf Minuten, mit echten Terminen und einer Nachweisdokumentation, die Sie in Excel öffnen.

Was Artikel 4 genau sagt und was sich mit dem Digital Omnibus im Juli 2026 geändert hat, lesen Sie in unserem Beitrag zu Artikel 4. In diesem Beitrag geht es um die Umsetzung.

Warum pro Funktion und nicht eine Schulung für alle

Der Text von Artikel 4 nennt selbst, was Sie berücksichtigen: die Kenntnisse, die Erfahrung und die Ausbildung Ihrer Leute, den Kontext, in dem die KI genutzt wird, und die Personen, bei denen die KI eingesetzt wird. Ein einziges E-Learning für das ganze Unternehmen erfüllt das selten. Wer im Recruiting KI nutzt, um Lebensläufe zu sortieren, braucht anderes Wissen als jemand, der Besprechungen zusammenfassen lässt. Und die Geschäftsführung muss vor allem wissen, wofür sie verantwortlich ist.

Deshalb arbeitet der Planer mit einer Matrix: je Funktion und je Thema ein Niveau. So schulen Sie niemanden zu viel und niemanden zu wenig, und Sie können je Funktion erklären, warum Sie dieses Niveau gewählt haben.

Die drei Niveaus

Basis. Sie wissen, was KI ist und was sie nicht kann, Sie prüfen Ergebnisse, bevor Sie sie verwenden, und Sie wissen, welche Daten nie in ein KI-Tool gehören. Für alle, auch für diejenigen, die KI kaum nutzen: KI steckt inzwischen in Office, im CRM und in der Phishing-Mail, die immer echter aussieht.

Anwendung. Sie nutzen KI täglich und gut: Sie geben klare Anweisungen, Sie wissen, wo KI in Ihre eigene Arbeit passt und wo nicht, und Sie erkennen die Risiken in Ihrem Fachgebiet. Für die meisten Bürofunktionen, die KI wirklich nutzen.

Expertise. Sie entwickeln oder betreuen KI, oder Sie nutzen sie bei Entscheidungen über Menschen oder Geld. Sie wissen, wie Bias entsteht, wie Sie menschliche Aufsicht einrichten und was der EU AI Act von Ihrer Anwendung verlangt. Für die IT, und für Personal oder Finanzen, sobald KI mitentscheidet.

Die neun Themen

1. Was KI ist und was nicht: wie Sprachmodelle funktionieren und warum sie überzeugend falschliegen können.
2. Ergebnisse prüfen: Halluzinationen erkennen, Zahlen und Quellen nachprüfen.
3. Daten und Datenschutz: was in welches Tool darf und was die DSGVO verlangt.
4. Gut mit KI arbeiten: gute Anweisungen geben und KI in die eigene Arbeit einbauen.
5. Risiken und Bias: wie KI Menschen ungleich behandeln kann.
6. Regeln: die eigene KI-Richtlinie und der EU AI Act, übersetzt auf die Funktion.
7. Sicherheit und Missbrauch: Deepfakes, KI-Phishing und Prompt Injection.
8. Aufsicht und Verantwortung: bei Fehlern eingreifen, Protokolle führen und Vorfälle melden.
9. Entwickeln und betreiben: Evaluierungen, Monitoring und sichere Anbindungen.

Der 90-Tage-Plan

Die Bundesnetzagentur empfiehlt auf ihrer Seite zur KI-Kompetenz drei Grundsteine: den Bedarf ermitteln, Maßnahmen gestalten und die Maßnahmen dokumentieren, evaluieren und auffrischen. Der Plan aus dem Planer folgt diesem Ablauf und hinterlegt ihn mit Terminen:

1. Woche 1: Bestandsaufnahme. Ein Verzeichnis der KI-Tools im Einsatz, einschließlich kostenloser Tools und privater Konten.
2. Woche 2: Ziele festlegen. Das Niveau je Funktion festhalten und die KI-Richtlinie beschließen, auf der die Schulung aufbaut.
3. Tag 15 bis 45: Basisschulung. Für alle, ein bis zwei Stunden, mit der eigenen Richtlinie als rotem Faden.
4. Tag 46 bis 75: Vertiefung. Workshops mit eigenen Praxisfällen für die Funktionen, die KI täglich oder bei Entscheidungen nutzen.
5. Tag 76 bis 90: Evaluation und Dokumentation. Ein kurzer Test, die vollständige Dokumentation und das, was Sie im nächsten Jahr anders machen.

Danach wiederholen Sie den Zyklus jedes Jahr. Tools, Regeln und Teams ändern sich schneller, als Sie denken.

Was in die Nachweisdokumentation gehört

Laut den Fragen und Antworten der Europäischen Kommission ist kein Zertifikat nötig, und eine interne Übersicht über Schulungen und Einweisungen reicht aus. Auch die Bundesnetzagentur empfiehlt, Art, Umfang und Teilnehmende der Maßnahmen zu dokumentieren. Eine gute Dokumentation beantwortet je Funktion fünf Fragen: wer, welches Niveau, welche Themen, wann und wie Sie es nachweisen. Das kann eine Teilnahmeliste sein, ein E-Learning-Nachweis oder ein kurzer Test, etwa ein kurzes Quiz. Die Dokumentation aus dem Planer hat diese Spalten bereits, plus Platz für das Datum des Abschlusses.

Vier Fehler, die wir oft sehen

Ein E-Learning für alle. Leicht einzukaufen, aber wer im Recruiting oder in der Entwicklung arbeitet, lernt daraus nichts, was die eigenen Risiken verkleinert.

Nur die IT schulen. Artikel 4 betrifft alle, die in Ihrem Auftrag mit KI arbeiten, auch Freelancer und Praktikanten. Die meisten Risiken liegen bei ganz normalen Nutzern.

Einmal und fertig. Wer 2025 geschult wurde, weiß nichts über die Tools und Regeln von heute. Planen Sie eine jährliche Auffrischung.

Kein Nachweis. Eine Schulung ohne Dokumentation können Sie gegenüber einer Aufsichtsbehörde nicht nachweisen. Führen Sie die Dokumentation, während Sie schulen, nicht im Nachhinein.

Häufig gestellte Fragen

Wie viele Stunden Schulung sind Pflicht?

Keine. Das Gesetz nennt keine Stundenzahl. Der Planer gibt einen Richtwert pro Person für das erste Jahr, abgeleitet vom Niveau je Thema. Für die meisten Nutzer sind das wenige Stunden.

Gilt das auch für Freelancer und Praktikanten?

Ja. Artikel 4 betrifft Ihr Personal und andere Personen, die in Ihrem Auftrag mit KI arbeiten. Nehmen Sie sie in den Plan und in die Dokumentation auf.

Wir nutzen KI kaum. Müssen wir trotzdem etwas tun?

Wahrscheinlich schon. KI steckt in Office, in Ihrem CRM und in Ihrem E-Mail-Programm, und Ihre Leute bekommen es mit KI-Phishing und Deepfakes zu tun. Eine kurze Sensibilisierung ist dann eine angemessene Maßnahme.

Muss ich einen KI-Beauftragten ernennen?

Nein, das ist keine Pflicht. Aber jemand muss für den Plan und die Dokumentation verantwortlich sein. In der KI-Richtlinie legen Sie fest, wer das ist.

Wer kontrolliert das, und was passiert, wenn ich nichts tue?

Nach dem KI-Marktüberwachungs- und Innovationsförderungsgesetz (KI-MIG), das seit dem 29. Juli 2026 gilt, ist grundsätzlich die Bundesnetzagentur für die Einhaltung der KI-Verordnung zuständig, bei beaufsichtigten Finanzunternehmen für KI in der regulierten Tätigkeit die BaFin. Ein Bußgeld für Artikel 4 sehen weder die KI-Verordnung noch das KI-MIG vor. Die Aufsicht kann aber Auskünfte verlangen und Maßnahmen anordnen. Und die Bundesnetzagentur weist darauf hin, dass fehlende KI-Kompetenz als Verletzung der Sorgfaltspflicht gelten kann, vor allem wenn ein Schaden entsteht.