Schnittstellen per API oder Middleware, ohne Abtippen.

Systemintegration bedeutet, dass Software automatisch Daten austauscht, sodass Sie dieselben Informationen nicht in mehreren Programmen erfassen müssen. Etwa ein Auftrag aus Ihrem Onlineshop, der von selbst in Buchhaltung und Planung erscheint, oder ein Lead, der ohne Export in Ihr CRM gelangt. Das geschieht meist über eine API: eine feste Schnittstelle, die ein System für andere Software öffnet.

Middleware ist Software, die zwischen Ihren Systemen sitzt und Daten übersetzt, prüft und weitergibt, damit Anwendungen zusammenarbeiten, ohne dass jedes System eine eigene Verbindung zu jedem anderen braucht. Ein Auftrag aus dem Onlineshop läuft dann über diese mittlere Schicht in Buchhaltung, Planung und CRM. Die Middleware protokolliert, was ausgetauscht wurde, und fängt Fehler ab, wenn ein System kurz nicht erreichbar ist. Sie kann ein iPaaS in der Cloud sein oder eine eigene Integrationsschicht.

Ein iPaaS (Integration Platform as a Service) ist Middleware als Clouddienst: eine Integrationsplattform mit fertigen Konnektoren, mit der Sie Schnittstellen einrichten, ohne alles selbst zu programmieren. Meist zahlen Sie ein Abonnement, das mit der Nutzung wächst. Zapier und Make sind leichte iPaaS-Plattformen: gut für einfache, einzelne Schritte, aber eine API-Änderung in einem der Systeme kann einen Ablauf unbemerkt stoppen.

Verbinden Sie zwei Systeme, genügt meist eine direkte API-Integration. Ein iPaaS passt, wenn Sie vor allem Standardsysteme verbinden, die Logik einfach ist und Sie schnell starten möchten. Eine eigene Integrationsschicht passt, sobald es um viele Daten, Ausnahmen, eigene Kontrollen, Sicherheit oder geschäftskritische Prozesse geht, oder wenn die Schnittstellen das Fundament für KI werden sollen. Dann haben Sie Logik und Daten vollständig in der eigenen Hand. Wir wählen in jeder Situation, was am längsten trägt.

Das hängt von der Zahl der Systeme ab, von der Qualität ihrer APIs, von der Datenmenge und davon, wie schnell die Daten aktualisiert werden müssen. Eine einzelne Schnittstelle zwischen zwei Systemen mit guten APIs ist ein überschaubares Projekt, eine Integrationsschicht unter fünf Systemen ein größeres. Wir arbeiten immer mit einem festen Umfang und einem Festpreis, den wir vorab vereinbaren. Vereinbaren Sie ein Kennenlerngespräch für eine Einschätzung Ihrer Situation.

Ja, sofern das System eine API bietet. Typische Beispiele sind Kundendaten, die zwischen CRM und Buchhaltung synchron bleiben, oder Umsatz, Stunden und Kundenwert in einer Übersicht ohne Export. Die in den Niederlanden verbreiteten Pakete AFAS, Exact Online und Moneybird bieten zum Beispiel alle eine Standard-API. Für EVOKE haben wir eine Finanzplattform auf einer Schnittstelle zu AFAS gebaut, mit einer Datenschicht und Kontrollen bis auf Buchungsebene. Ob Ihr System eine geeignete API hat, prüfen wir im ersten Schritt.

Grundsätzlich alles mit einer API oder einem zuverlässigen Export: Buchhaltung und ERP, CRM-Systeme wie HubSpot und Tribe, Google Workspace und Outlook, Planung, Zeiterfassung, Onlineshops und Branchensoftware. Beispiele aus unseren Projekten bei niederländischen Kunden: WhatsApp über die Bird-API an Tribe CRM, Interessenten automatisch in HubSpot und eine Finanzplattform auf AFAS.

Dann suchen wir einen pragmatischen Weg: einen geplanten Export und Import, eine Anbindung auf Datenbankebene oder Software, die Arbeitsschritte im System selbst übernimmt. Bei In het Veld, einem niederländischen Facility-Dienstleister, hatte FacilityApps (noch) keine öffentliche API. Dort bereitet KI alles vor, und ein Mitarbeiter prüft das Ergebnis, bevor es übernommen wird. Wichtig ist, dass die Lösung zuverlässig bleibt, wenn sich das System ändert.

Eine Schnittstelle zwischen zwei Systemen mit guten APIs ist oft innerhalb weniger Wochen live. Eine Integrationsschicht unter mehreren Systemen bauen wir in Phasen, und jede Phase liefert bereits ein Ergebnis. Wir beginnen mit dem Datenfluss, der heute die meiste Zeit kostet oder die meisten Fehler verursacht.

Eine Schnittstelle erhält nur Zugriff auf die Daten, die sie braucht, mit eigenen Schlüsseln pro System und einem Protokoll darüber, was ausgetauscht wird. Fließen personenbezogene Daten hindurch, halten wir das in einem Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) fest und setzen, wo möglich, auf Hosting innerhalb der EU.

Sehr viel. Ein KI-Agent oder KI-Assistent ist erst nützlich, wenn er auf Ihre Kunden-, Auftrags- und Finanzdaten zugreifen kann. Schnittstellen sind deshalb das Fundament jeder ernsthaften KI-Anwendung. Sind Ihre Systeme einmal verbunden, können Sie darauf Schritt für Schritt ein AI Operating System aufbauen: eine Schicht, die Ihre Daten versteht und Arbeit übernimmt.