KI-Automatisierung: Geschäftsprozesse, die von selbst laufen.

KI-Automatisierung bedeutet, wiederkehrende Geschäftsprozesse mit KI zu automatisieren: Dokumentenverarbeitung, Rechnungsverarbeitung, Kundenkontakt, Datenerfassung und Schnittstellen zwischen Systemen. Anders als klassische RPA kann KI auch unstrukturierte Informationen verarbeiten, etwa E-Mails, Dokumente und Gespräche.

Eine Agentur für KI-Automatisierung ermittelt, wo in Ihren Prozessen Zeit und Fehler stecken, gestaltet die Schritte neu, die sich ändern müssen, und baut danach die Automatisierung: KI-Agenten, Schnittstellen zwischen Ihren Systemen oder individuelle Software. Bei Innoworks vereinbaren wir Umfang und Preis vorab und betreuen und verbessern das Gebaute zu einer festen Monatspauschale.

Beim Prozess, nicht beim Tool. Wir erfassen, wo Zeit und Fehler stecken, gestalten die Schritte neu, die sich ändern müssen, und automatisieren erst dann. Oft fällt ein Teil der Arbeit weg, bevor überhaupt eine Schnittstelle gebaut ist. Danach wählen wir für jeden Schritt die passende Form: einen KI-Agenten, eine Schnittstelle zwischen Systemen oder individuelle Software.

Fast jeder Prozess mit festem Muster: Rechnungen und Dokumente verarbeiten, E-Mails und Anfragen bearbeiten, Daten zwischen Systemen abgleichen, Berichte erstellen, Leads qualifizieren und Kundenfragen beantworten. Wir beginnen immer mit dem Prozess, der die meiste Zeit kostet oder die meisten Fehler verursacht.

Indem man zuerst das Muster festhält, dem die Arbeit folgt: welcher Input hereinkommt, welche Daten herausmüssen und wo das Ergebnis landet. KI liest dann den Input, etwa ein Dokument, eine E-Mail oder ein Formular, trägt das Ergebnis in Ihr System oder Ihre Vorlage ein und übergibt nur die Ausnahmen an einen Menschen. Beim niederländischen Versicherungsdienstleister du Gardijn Verzekeringen sank so das Ausfüllen von Berichten für Eigentümergemeinschaften aus Policendaten von etwa 15 Minuten auf etwa 30 Sekunden pro Dokument. Beginnen Sie mit der Arbeit, die am häufigsten wiederkommt oder die meisten Fehler verursacht.

Klassische RPA (Robotic Process Automation) folgt festen, vorprogrammierten Schritten und scheitert, sobald der Input abweicht. KI-Prozessautomatisierung versteht Kontext, liest unstrukturierte Dokumente und Gespräche und trifft Entscheidungen. Wir kombinieren oft beides: RPA für die festen Handgriffe, KI für das Mitdenken.

Nein. Tools wie Zapier, Make und n8n sind nützlich für einfache Verbindungen, und wir setzen sie ein, wo sie passen. Für geschäftskritische Prozesse entwerfen wir zuerst die Architektur: welche Daten wo liegen, wie Systeme sicher zusammenarbeiten und wie Sie das Ganze steuern, wenn es wächst. So bleibt die Automatisierung zuverlässig, auch wenn sich Ihr Unternehmen verändert.

Ja. Wir bauen die Automatisierung auf Ihren bestehenden Systemen auf, statt sie zu ersetzen. Über Schnittstellen zu Ihrem CRM, Ihrer Buchhaltungssoftware, Ihrem ERP oder Ihrem Posteingang fließen die Daten von selbst, ohne dass Sie umsteigen müssen. Bei unseren Kunden in den Niederlanden sind das häufig Systeme wie AFAS oder Exact; für Ihre Systeme prüfen wir im ersten Schritt, welche Schnittstellen es gibt.

Ja, und dort liegen oft die schnellsten Gewinne. KI liest Eingangsrechnungen und eingehende Aufträge, auch solche, die per E-Mail oder als PDF ankommen, kontiert die Rechnungen vor und bereitet alles in Ihrer Buchhaltungssoftware, Ihrem Auftragssystem oder ERP vor. Abweichungen, etwa eine Rechnung, die nicht zur Bestellung passt, werden markiert. Für EVOKE haben wir eine Finanzplattform auf Basis von AFAS gebaut, die darauf ausgelegt ist, mehr als 60 % des Monatsabschlusses zu automatisieren: Prüfungen laufen von selbst, und jede Abweichung lässt sich bis auf Buchungsebene nachverfolgen. Über Ausnahmen und den Abschluss entscheiden weiterhin Menschen.

Indem KI den Beleg liest und die Abrechnung automatisch an die richtige freigebende Person leitet, sodass nur noch die Entscheidung Handarbeit bleibt. Mitarbeitende fotografieren den Beleg oder schicken ihn per E-Mail, und KI erfasst Betrag, Datum, Mehrwertsteuer und Lieferant und schlägt eine Kostenart vor. Die Automatisierung prüft die Abrechnung gegen Ihre Spesenrichtlinie, markiert Abweichungen und legt sie zur Freigabe vor. Nach der Freigabe ist die Buchung in Ihrer Buchhaltungssoftware vorbereitet, und die Übersicht je Mitarbeitendem oder Projekt entsteht von selbst.

Die erste funktionierende Automatisierung steht oft innerhalb von 2 bis 4 Wochen. Wir arbeiten in Phasen: Jede Phase automatisiert einen abgegrenzten Prozess, der sofort Zeit spart, statt monatelang zu bauen, bevor Sie etwas sehen.

Das hängt vom Umfang ab. Wir arbeiten mit festem Umfang und einem festen Betrag, den wir vorab vereinbaren, ohne Abrechnung nach Stunden. Laufende Automatisierung und Wartung laufen über eine feste Monatspauschale. Vereinbaren Sie ein Erstgespräch für eine konkrete Einschätzung zu Ihrem Prozess.

Ja. Innoworks ist ein niederländisches Unternehmen mit Büros in Enschede und Rotterdam. Kunden in Deutschland betreuen wir remote und vor Ort, in Berlin nach Vereinbarung an unserem Standort am Potsdamer Platz. Für DigiSocial, eine Performance-Marketing-Agentur in Berlin, haben wir eine Web-App gebaut, mit der die Kundenbetreuer Kundenrecherche, Audits und wöchentliche Kunden-Updates weitgehend automatisch erstellen.

Nein. Wir automatisieren die wiederkehrende Arbeit, die kein Mensch machen sollte, damit Ihr Team Zeit für Kunden, Qualität und Wachstum hat. Ziel ist, mit demselben Team mehr zu schaffen, nicht Menschen zu ersetzen.