Wissensmanagement mit KI: jede Antwort mit Quelle.

Wissensmanagement heißt, das Wissen eines Unternehmens festzuhalten, zu ordnen und auffindbar zu machen, damit alle mit denselben, aktuellen Informationen arbeiten. Dieses Wissen steckt in Dokumenten, Systemen und in den Köpfen erfahrener Mitarbeitender. Mit KI lässt es sich mit normalen Fragen durchsuchen: Ein KI-Modell sucht zuerst die relevanten Passagen in Ihren eigenen Quellen und formuliert daraus eine Antwort, mit Verweis auf das Dokument.

Die Dokumente werden in Abschnitte zerlegt und nach Bedeutung indexiert, nicht nur nach Stichworten. Stellen Sie eine Frage, holt das System die passenden Passagen, und das Sprachmodell formuliert daraus eine Antwort. Diese Technik heißt RAG (Retrieval-Augmented Generation). Weil die Antwort aus Ihren eigenen Quellen stammt, können Sie sie jederzeit überprüfen.

Dokumentenmanagement regelt das Speichern, Ordnen und Absichern von Dokumenten: Ordner, Versionen, Berechtigungen und Aufbewahrungsfristen, etwa in SharePoint oder einem Aktensystem. Wissensmanagement geht einen Schritt weiter und macht das Wissen in diesen Dokumenten auffindbar und nutzbar. Eine KI-Wissensdatenbank baut auf Ihrem Dokumentenmanagement auf: Sie nutzt die vorhandenen Dateien, Versionen und Berechtigungen und liefert eine Antwort statt einer Liste von Dateien.

Meist nicht. Klassische Wissensmanagement-Software verlangt, dass jemand das Wissen in Artikeln aufschreibt und aktuell hält. Eine KI-Wissensdatenbank arbeitet mit den Dokumenten, die Sie bereits haben, etwa in SharePoint, Google Drive oder Ihrer Aktenverwaltung, und übernimmt neue Versionen automatisch. Wo Wissen noch nirgends festgehalten ist, beginnen wir damit, es festzuhalten.

Nein. Allgemeine Assistenten wissen viel über die Welt, aber wenig über Ihre Richtlinien, Abläufe oder Kundenakten, solange diese nicht gut erschlossen sind. Eine Wissensdatenbank auf Ihren eigenen Quellen liefert Antworten, die für Ihr Unternehmen stimmen, mit Quelle und Version. Sie kann gut neben Copilot oder ChatGPT bestehen.

Alles, worin Wissen steckt: Richtlinien, Handbücher und Abläufe, Word- und PDF-Dateien, SharePoint und Google Drive, Wikis, Tickets und E-Mails sowie Daten aus Ihren Systemen wie CRM oder Aktenverwaltung. Wir beginnen mit den Quellen, zu denen die meisten Fragen gestellt werden.

Indem das Modell nur auf Basis der gefundenen Passagen antwortet und die Quelle immer mit anzeigt. Findet das System keine gute Quelle, sagt es das, statt zu raten. In der Anfangsphase testen wir mit echten Fragen Ihrer Mitarbeitenden und schärfen nach, bis die Antworten stimmen.

Ja, wenn sie mit dem Ort verbunden ist, an dem Dokumente gepflegt werden. Neue Versionen werden automatisch übernommen, alte nicht mehr verwendet. Bei HypotheekCompany stehen zu jeder Antwort der Quellausschnitt, der Kreditgeber und die Dokumentversion, damit Mitarbeitende immer nachvollziehen können, worauf die Antwort beruht.

Wir richten die Wissensdatenbank so ein, dass sie den Berechtigungen folgt, die Sie bereits haben: Wer ein Dokument nicht öffnen darf, bekommt auch keine Antwort daraus. Wir arbeiten mit geschäftlichen KI-Modellen, die Ihre Daten nicht für das Training nutzen, setzen, wo möglich, auf Verarbeitung innerhalb der EU und halten das in einem Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) fest.

Indem Wissen dort festgehalten wird, wo es entsteht: in Gesprächen, Akten und Entscheidungen. Bei In het Veld, einem niederländischen Facility-Dienstleister, werden Gespräche automatisch gespeichert, transkribiert und in Aufgaben übersetzt, mit einer zentralen Quelle der Wahrheit für das ganze Team. Was so festgehalten ist, kann anschließend in einer Wissensdatenbank durchsuchbar werden.

Das hängt von der Zahl der Quellen, der Menge an Dokumenten, den Schnittstellen zu Ihren Systemen und der Zahl der Nutzer ab. Wir vereinbaren vorab einen festen Umfang und einen Festpreis; eine erste Version auf einem abgegrenzten Quellenbestand steht oft innerhalb weniger Wochen. Die laufende Aktualisierung läuft über einen planbaren Monatsbetrag. Vereinbaren Sie ein Kennenlerngespräch für eine Einschätzung Ihrer Situation.

Eine Wissensdatenbank ist oft die erste Schicht eines AI Operating System: erst das Wissen auffindbar machen, dann Systeme verbinden und Arbeit übernehmen lassen. Sie können mit der Wissensdatenbank beginnen, ohne gleich das ganze System zu bauen, und später dort erweitern, wo es Mehrwert bringt.