Buchhaltung automatisieren mit KI: steuern statt erklären.

KI in der Buchhaltung übernimmt vor allem die verarbeitende und vorbereitende Arbeit: Eingangsrechnungen auslesen, vorkontieren und bereitstellen, Zahlungen zuordnen, Abweichungen melden, den Monatsabschluss vorbereiten und Berichte erstellen. Außerdem können Sie Fragen zu Ihren Zahlen in normaler Sprache stellen. Beginnen Sie mit dem Prozess, der heute die meisten Stunden kostet.

Nein, und das ist auch nicht das Ziel. KI übernimmt das Verarbeiten und Vorbereiten: auslesen, vorkontieren, prüfen und melden. Controller oder Buchhalter entscheiden weiterhin über Ausnahmen, Korrekturen und den Abschluss selbst. So verschiebt sich die Zeit vom Verarbeiten zum Analysieren und Beraten.

Order-to-Cash (O2C) ist der Prozess vom Kundenauftrag bis zum Zahlungseingang: Auftrag, Lieferung, Fakturierung, Forderungsmanagement und der Ausgleich der Zahlung. Im Order-to-Cash-Prozess kann KI Rechnungen aus Aufträgen erstellen, Zahlungen offenen Posten zuordnen, Mahnungen vorbereiten und Abweichungen melden. Über Ausnahmen wie Ratenzahlungen, Gutschriften und Ausbuchungen entscheidet weiterhin der Controller.

Purchase-to-Pay (P2P) ist die Einkaufskette von der Bestellung bis zur Zahlung: Bestellung, Wareneingang, Eingangsrechnung, Freigabe und Zahlung an den Lieferanten. Im Purchase-to-Pay-Prozess liest KI Eingangsrechnungen aus, kontiert sie vor, gleicht sie mit Bestellung und Wareneingang ab und legt sie zur Freigabe vor. Abweichungen bei Betrag oder Menge werden gemeldet, bevor gezahlt wird. Freigabe und Zahlung bleiben in menschlicher Hand.

Ja, und das ist oft ein sinnvoller erster Schritt. KI liest Eingangsrechnungen und Belege aus, schlägt eine Buchung vor und legt sie in Ihrer Buchhaltung bereit. Der Buchhalter prüft und gibt frei, und was die KI nicht sicher weiß, landet als Ausnahme bei einem Menschen. So wird aus der Rechnungsverarbeitung Prüfen statt Abtippen.

Vor allem Zeit und aktuelle Zahlen. Kontrollen laufen automatisch, Abweichungen fallen früher auf, und Fragen zu Bilanz, GuV oder Cashflow beantwortet das System in normaler Sprache, mit nachvollziehbarer Herleitung. Bei EVOKE kommen Fehler durch Qualitätsprüfungen und Anomalieerkennung früher ans Licht, sodass weniger Nacharbeit anfällt. Interpretation und Entscheidungen bleiben beim Controller.

Wir binden die Software an, die Sie bereits nutzen, sofern sie eine API bietet, und bei Bedarf auch Bank, CRM oder ERP. Bei niederländischen Kunden sind das zum Beispiel AFAS, Exact und Moneybird; die Finanzplattform von EVOKE läuft auf einer Schnittstelle zu AFAS. Ob Ihre Software geeignet ist, prüfen wir im ersten Gespräch.

Das hängt vom Volumen und von den Prozessen ab. Bei EVOKE bedeuten 15 Kernkontrollen und automatische Meldungen bis zu 40 Stunden pro Monat weniger manuelle Prüfungen, und die Plattform ist darauf ausgelegt, mehr als 60 % des Monatsabschlusses zu automatisieren. In einem KI-Audit oder einem kurzen Pilotprojekt berechnen wir pro Prozess, was es bringt, bevor Sie investieren.

Nur wenn sie so gebaut ist: mit festen Kontrollen, einem Protokoll jedes Schritts und Ergebnissen, die sich bis zur Buchung zurückverfolgen lassen. Deshalb läuft KI bei uns neben den Regeln, die Sie bereits haben, nicht an ihrer Stelle, und die letzte Entscheidung trifft ein Mensch.

Ihre Finanzdaten bleiben Ihre Daten. Wir arbeiten mit geschäftlichen KI-Modellen, die Ihre Daten nicht für das Training nutzen, setzen, wo möglich, auf Verarbeitung innerhalb der EU und halten das in einem Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) fest. Den Zugriff richten wir nach den Berechtigungen ein, die bei Ihnen bereits gelten.

Das hängt von der Zahl der Prozesse, den Schnittstellen zu Ihren Systemen und dem Volumen ab. Wir vereinbaren vorab einen festen Umfang und einen Festpreis; die Weiterentwicklung läuft über einen planbaren Monatsbetrag. Vereinbaren Sie ein Kennenlerngespräch für eine Einschätzung Ihrer Situation.

Mit den Prozessen, die die meisten Stunden kosten und sich am häufigsten wiederholen, meist Eingangsrechnungen, Abstimmungen oder Berichte. Bei Victa haben wir das in einem fünftägigen Pilotprojekt vor Ort getan; in einem KI-Audit erfassen wir es in zwei Wochen für Ihr gesamtes Unternehmen.