Microsoft 365 Copilot: Was es kann, was es kostet und wann Sie eine eigene KI-Schicht danebenstellen

Kurze Antwort. Microsoft 365 Copilot ist der KI-Assistent in Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams. Copilot Chat ist ohne Aufpreis in berechtigten Microsoft 365-Abonnements für Unternehmen enthalten und arbeitet vor allem mit dem Web und mit dem, was Sie selbst mitgeben. Die bezahlte Copilot-Lizenz sucht zusätzlich automatisch in Ihren eigenen E-Mails, Dateien, Chats und Besprechungen, innerhalb der Berechtigungen, die jemand bereits hat. Das funktioniert gut, wenn die Berechtigungen in SharePoint und Teams stimmen und Ihre Mitarbeitenden lernen, damit zu arbeiten. Was es nicht von selbst tut: Antworten aus Systemen außerhalb von Microsoft liefern, etwa aus AFAS, Exact oder Ihrem CRM, und Prozesse ausführen, die über mehrere Systeme laufen. Dafür stellen Sie eine eigene KI-Schicht daneben, nicht an seine Stelle.

Dieser Beitrag richtet sich an Organisationen mit 20 bis 250 Mitarbeitenden, die bereits mit Microsoft 365 arbeiten. Die Fakten zu Copilot stammen aus der eigenen Dokumentation von Microsoft (Stand Oktober 2026). Namen und Pläne ändern sich regelmäßig, deshalb verlinken wir auf die Quelle.

Was Microsoft 365 Copilot heute ist

Zuerst der Name. Microsoft benennt Microsoft 365 Copilot in Microsoft Copilot um und Microsoft 365 Copilot Chat in Microsoft Copilot Chat. Während des Übergangs begegnen Ihnen beide Namen. Wir schreiben Microsoft 365 Copilot, weil die meisten Menschen noch nach diesem Namen suchen.

In der Übersicht von Microsoft sind für die meisten Organisationen drei Ebenen relevant:

• Copilot Chat. Ohne Aufpreis in den berechtigten Abonnements für Unternehmen. Die Antworten basieren auf dem Web. Arbeitsdokumente nutzt es nur, wenn Sie sie selbst mitgeben, in Outlook oder Teams geöffnet haben oder über einen Agenten, den Sie je Nutzung bezahlen.
• Die bezahlte Copilot-Lizenz. Copilot sucht automatisch in Ihren Arbeitsdaten über Microsoft Graph: E-Mails, Dateien, Kalender, Chats und Besprechungen. Microsoft nennt diese Kontextschicht Work IQ. Dazu erhalten Sie bevorzugte Kapazität, Copilot in Teams und den Apps sowie fertige Agenten wie Researcher und Analyst.
• Nutzungsbasierte Funktionen. Bestandteile wie Copilot Cowork, das in Ihrem Namen Aufgaben in Ihrer Microsoft 365-Umgebung ausführt, rechnet Microsoft nach Nutzung ab, zusätzlich zur Lizenz.

Dann die Agenten: abgegrenzte Versionen von Copilot für eine bestimmte Aufgabe oder Abteilung. In Copilot Studio bauen Sie Agenten und Workflows selbst, mit Low-Code, und verbinden sie mit anderen Datenquellen. Mit einer Copilot-Lizenz bauen und nutzen Mitarbeitende interne Agenten ohne zusätzliche Kosten. Für einen Agenten auf Ihrer Website oder für Menschen ohne Lizenz brauchen Sie eine separate Copilot-Studio-Lizenz.

Was Copilot innerhalb von Microsoft 365 gut kann

Copilot ist dort am stärksten, wo Ihre Mitarbeitenden ohnehin arbeiten. Microsoft nennt je App: in Word Dokumente entwerfen, umschreiben und zusammenfassen; in Excel Daten analysieren und Diagramme erstellen; in PowerPoint eine Präsentation aufsetzen; in Outlook E-Mails entwerfen und Verläufe zusammenfassen; in Teams Besprechungen mit Aufgabenpunkten zusammenfassen.

Der Unterschied zu einem einzelnen Chatfenster ist der Kontext. Mit einer Lizenz kombiniert Copilot Ihre Dokumente und E-Mails mit dem, woran Sie gerade arbeiten, etwa mit der Besprechung, in der Sie gerade sitzen. Für alle, die den Tag in Outlook und Teams verbringen, ist das die direkteste Zeitersparnis, die es gibt. Da kann kein einzelnes Tool mithalten.

Die Grundlagen beim Datenschutz sind gut geregelt. Prompts, Antworten und die Daten, die Copilot über Microsoft Graph abruft, werden nicht zum Training der zugrunde liegenden Sprachmodelle verwendet. Für Nutzer in der EU bleibt der Datenverkehr innerhalb der EU Data Boundary. Eine Einschränkung aus derselben Dokumentation: Modelle von Anthropic, die Microsoft als Unterauftragsverarbeiter anbietet, fallen derzeit nicht darunter. Ihr Administrator entscheidet, ob diese Modelle aktiviert sind.

Was Copilot braucht, um gut zu funktionieren

Copilot ist so gut wie die Umgebung, in der es sucht. Drei Dinge bestimmen das.

1. Berechtigungen in Ordnung, sonst wird Oversharing sichtbar

Copilot zeigt nur Daten an, für die jemand mindestens Leserechte hat. Das bedeutet auch: Alles, worauf jemand technisch Zugriff hat, kann Copilot finden. Eine Gehaltsübersicht in einem zu breit freigegebenen Ordner hat niemand gesucht, aber mit Copilot steht sie im Handumdrehen in einer Antwort. Und die Freigabeeinstellungen von SharePoint stehen laut Microsoft standardmäßig auf der offensten Option.

Microsoft hat dafür einen eigenen Ansatz in drei Schritten: Oversharing aufräumen, Leitplanken einrichten und Vorschriften einhalten. SharePoint Advanced Management, das zur Copilot-Lizenz gehört, berichtet über zu breit freigegebene Inhalte, inaktive Sites und Sites ohne Verantwortlichen. Das Werkzeug ist vorhanden. Wer wozu gehört, legt Ihre Organisation selbst fest, vereinbaren Sie also vorab, wer für welche Daten verantwortlich ist (Data Governance).

2. Ordnung in SharePoint und Teams

Liegen drei Versionen derselben Arbeitsanweisung in drei Teams-Kanälen, findet Copilot alle drei. Alte Projektsites, Kopien mit „def_v2“ im Namen und Dokumente ohne Verantwortlichen machen Antworten unschärfer und erhöhen das Risiko einer Halluzination. Inaktive Sites zu archivieren hilft Copilot, mit aktuellen Inhalten zu arbeiten, schreibt Microsoft. Wie Sie Wissen so aufbereiten, dass eine Version maßgeblich ist, lesen Sie unter Wissensmanagement mit KI und in unserem Beitrag über das Datenfundament für KI.

3. Die richtige Lizenz an der richtigen Stelle

Die bezahlte Lizenz ist ein Add-on zu einem bestehenden Microsoft 365-Abonnement. Die Lizenzseite nennt die berechtigten Abonnements, von Business Basic bis E5. Für Organisationen bis 300 Nutzer gibt es Microsoft 365 Copilot Business, mit einer Jahresbindung und höchstens 300 Lizenzen je Tenant. Darüber gelten die Enterprise-Varianten; in Microsoft 365 E7 ist Copilot bereits enthalten. Lizenzen weisen Sie je Nutzer zu.

Was kostet Copilot?

Beträge nennen wir bewusst nicht, denn Microsoft passt Preise und Aktionen regelmäßig an. Den aktuellen Stand finden Sie auf der Preisseite von Microsoft Copilot für Unternehmen. Wir können aber sagen, woraus die Copilot-Kosten bestehen.

• Lizenzen je Nutzer und Monat. Als Add-on zu Ihrem Abonnement oder als Bündel, etwa Microsoft 365 Business Standard oder Business Premium mit Copilot. Das Business-Add-on läuft jährlich.
• Die Zahl der Lizenzen. Der größte Hebel. Wer vor allem Informationen aus dem Web braucht oder ab und zu einen Text umschreiben lässt, kommt oft mit Copilot Chat aus. Eine Lizenz lohnt sich bei allen, die den ganzen Tag in E-Mails, Dokumenten und Besprechungen stecken.
• Verbrauch zusätzlich zur Lizenz. Funktionen wie Cowork, Autopilot und die Work IQ API rechnet Microsoft in Copilot Credits ab. Administratoren legen dafür Ausgabenlimits fest, für die Organisation und je Nutzer.
• Vorbereitung. Berechtigungen prüfen, SharePoint aufräumen und Sites archivieren kostet Stunden der IT oder eines Partners. Das steckt in keiner Lizenz.
• Akzeptanz. Zeit für Schulung und Vereinbarungen. Ohne diese Investition bezahlen Sie für Lizenzen, die niemand nutzt.
• Verbindungen. Daten außerhalb von Microsoft 365 zu erschließen erfordert Entwicklungs- und Betriebsaufwand, siehe weiter unten.

Eine ehrliche Rechnung beginnt also mit der Frage, bei welchen Rollen Copilot jede Woche nachweislich Zeit spart. Beginnen Sie dort, messen Sie und weiten Sie danach aus.

Copilot-Schulung und Akzeptanz

Eine Lizenz zuzuweisen ist etwas anderes, als Copilot zu nutzen. Das Bild ist bekannt: Copilot steht bereit, die ersten Ergebnisse enttäuschen, und die Nutzung sinkt auf ein paar Begeisterte zurück. Meist wissen Menschen nicht, welche Aufgaben sich dafür eignen, oder sie vertrauen dem Ergebnis nicht.

Microsoft bietet selbst viel Material: eine Adoption-Website mit einer Prompt-Galerie, ein Programm für interne Botschafter und Kits für Administratoren. Im Verwaltungscenter zeigen Nutzungsberichte, wie viele Menschen Copilot aktiv nutzen und wie viele Prompts sie senden. Was in einer mittelgroßen Organisation funktioniert:

• Beginnen Sie je Rolle. Wählen Sie je Funktion drei bis fünf wiederkehrende Aufgaben, etwa ein Kundengespräch zusammenfassen oder ein Angebot umschreiben, und üben Sie daran mit eigener Arbeit.
• Benennen Sie Botschafter. Ein oder zwei Personen je Team, die Fragen auffangen und gute Prompts teilen.
• Treffen Sie Vereinbarungen. Welche Daten dürfen hinein, wer prüft das Ergebnis und was tun Sie mit Fehlern? Halten Sie das in einer kurzen KI-Richtlinie fest.
• Messen Sie nach dreißig und nach neunzig Tagen. Verschieben Sie Lizenzen von denen, die sie nicht nutzen, zu denen, die danach fragen.

Schulung ist auch eine rechtliche Frage. Artikel 4 des AI Act verlangt, dass Sie die KI-Kompetenz Ihrer Mitarbeitenden fördern, und eine Lizenz regelt das nicht. Mehr dazu in unserem Beitrag über Artikel 4. Eine Copilot-Schulung muss nicht groß sein. Unser KI-Workshop ist ein Tag vor Ort: die Grundlagen der KI, praktisches Prompten und ein konkreter Aktionsplan für Ihr Team. Für Richtlinien und Vereinbarungen gibt es KI-Governance.

Was Copilot nicht für Sie löst

Das ist keine Kritik, sondern die Abgrenzung. Copilot ist um Microsoft 365 herum gebaut und um die Mitarbeitenden, die eine Frage stellen. Drei Dinge liegen außerhalb davon.

Daten außerhalb von Microsoft 365

Ihre Kunden stehen in einem CRM, Ihre Buchhaltung in AFAS oder Exact, Ihre Akten in einer Branchensoftware. Copilot kann über Copilot-Konnektoren darauf zugreifen: indem es die Daten in Microsoft Graph indexiert oder sie in Echtzeit über MCP abfragt. Microsoft und Partner bieten mehr als hundert fertige Konnektoren, unter anderem für Salesforce, ServiceNow, Confluence und Google-Dienste. Für AFAS und Exact gab es zum Zeitpunkt dieses Beitrags keinen in der Galerie. Dann bauen Sie selbst einen, den jemand absichern und pflegen muss, wenn sich das Quellsystem ändert. Wie eine solche Verbindung funktioniert, lesen Sie unter Systeme verbinden und beim Begriff Systemintegration.

Prozesse, die über Systeme hinweg laufen

Viel Zeit steckt in Arbeit, die jeden Tag gleich abläuft: Eine Anfrage geht ein, Daten aus zwei Systemen kommen dazu, jemand prüft und bereitet einen Vorschlag vor. Copilot hilft der Person, die das erledigt. Den Prozess selbst zu entwerfen, ist eine andere Aufgabe. Copilot Studio hat Bausteine dafür, aber jemand muss festlegen, welche Schritte, welche Daten, welche Kontrollen und wo ein Mensch mitprüft (Human-in-the-Loop). Das ist KI-Implementierung, keine Lizenz.

Antworten mit Quelle aus Nicht-Microsoft-Systemen

Copilot verweist auf die Quellen, die es abfragen konnte. Liegen die Annahmerichtlinien, der Vertrag oder die Produktspezifikation in einem System ohne Konnektor, kann Copilot nicht daraus schöpfen. Für HypotheekCompany haben wir ein internes Suchtool für die Annahmerichtlinien gebaut, das innerhalb von 2 bis 3 Sekunden antwortet, mit Quelle und Version. Diese Verlässlichkeit kommt aus der Aufbereitung des Wissens, mit Techniken wie RAG, nicht aus einer Lizenz.

Wann Sie neben Copilot eine eigene KI-Schicht bauen

Eine eigene KI-Schicht, was wir ein AI Operating System (AIOS) nennen, ersetzt Copilot nicht. Sie ist die Schicht darunter: Ihre Systeme verbunden, Ihre Daten verlässlich an einem Ort (Single Source of Truth) und Fragen und Prozesse, die auf diesen Daten laufen. Copilot bleibt der Assistent in Outlook, Word und Teams, die Schicht erledigt die Arbeit über Ihre Systeme hinweg. Beide verstärken sich auch gegenseitig: Erschließen Sie Ihre Daten über einen offenen Standard wie MCP, dann können auch Agenten in Copilot Studio damit arbeiten.

Diese Schicht lohnt sich, wenn:

• Ihre wichtigen Daten außerhalb von Microsoft 365 liegen, in Systemen ohne fertigen Konnektor;
• Menschen viel Zeit mit Nachschlagen, Abtippen und Berichten über drei oder mehr Systeme verbringen;
• Antworten nachweislich stimmen müssen, mit Quelle und Version;
• Sie wiederkehrende Arbeit als Prozess laufen lassen wollen, nicht nur Fragen beantworten lassen.

Ein Beispiel aus unserer Arbeit: Für EVOKE haben wir eine Finanzplattform gebaut, die mit AFAS verbunden ist und eine einheitliche Datenschicht bildet. Genau die Art von Daten, an die Copilot nicht von selbst herankommt.

Copilot allein genügt, wenn Ihre Daten größtenteils in Microsoft 365 liegen und Sie vor allem persönliche Produktivität suchen: schreiben, zusammenfassen, Besprechungen nachbereiten und in Ihren eigenen Dokumenten suchen. Eine Schicht können Sie später jederzeit ergänzen. Für viele Organisationen wird es ein Sowohl-als-auch. Dieselbe Abwägung haben wir für ChatGPT Business und Enterprise gemacht.

Häufig gestellte Fragen zu Microsoft 365 Copilot

Ist Copilot Chat kostenlos?

Copilot Chat ist ohne Aufpreis in den berechtigten Microsoft 365-Abonnements für Unternehmen enthalten. Es arbeitet mit dem Web und mit Inhalten, die Sie selbst mitgeben. Agenten, die selbstständig in Ihren Arbeitsdaten suchen, bezahlen Sie je Nutzung.

Was ist Microsoft 365 Copilot Business?

Die Copilot-Lizenz für Organisationen bis 300 Nutzer mit einem berechtigten Microsoft 365 Business-Abonnement. Dieselben Copilot-Funktionen, mit einer Jahresbindung und höchstens 300 Lizenzen je Tenant. Auf der niederländischen Website von Microsoft heißt sie Microsoft 365 Copilot Bedrijven.

Funktioniert Copilot mit AFAS, Exact oder unserem CRM?

Nur über einen Konnektor. Für manche CRM-Systeme gibt es ihn fertig, für AFAS und Exact gab es zum Zeitpunkt dieses Beitrags keinen in der Galerie von Microsoft. Dann brauchen Sie eine eigene Verbindung oder eine Schicht auf Ihren eigenen Daten.

Wo fangen Sie an?

Bei einem ehrlichen Bild davon, wohin die Zeit in Ihrer Organisation geht. In einem KI-Audit erfassen wir, welche Aufgaben Copilot bereits löst und welche Prozesse eine Verbindung oder eine eigene Schicht erfordern. Wir empfehlen nichts, was Sie nicht brauchen.