Burgstate

Wer Burgstate ist

Burgstate ist von Venlo aus als Immobilieninvestor, Projektentwickler und Immobilienverwalter tätig. Das Unternehmen ist Marktführer für Gewerbeimmobilien in Limburg und der größte Anbieter von Büroflächen in dieser niederländischen Provinz, mit Business Centers von Nord bis Süd und einem Portfolio, zu dem auch Einkaufszentren wie das Roercenter in Roermond und die Orlandopassage in Kerkrade gehören. Ein Team von rund fünfzig Fachleuten, tätig in den gesamten Niederlanden.

Am Markt positioniert sich Burgstate bewusst als dynamisch, persönlich und digital. Das ist das Versprechen an die eigenen Kunden. Und dieses Versprechen einzulösen heißt, dass man als Organisation selbst auch wirklich digital sein muss, nicht nur in der Kommunikation.

Warum sie uns hinzugezogen haben

Frank Berden, Geschäftsführer von Burgstate, kannte Joost schon seit Jahren aus der Gewerbeimmobilienbranche. Als die Frage nach KI konkret wurde, lautete die Aufgabe nicht „etwas Nettes mit KI“, sondern „KI in einer Organisation mit fünfzig Leuten wirklich zum Laufen bringen, über mehrere Abteilungen hinweg, ohne dass sie ein isoliertes Spielzeug bleibt“.

Das erfordert etwas anderes als ein Tool, das man installiert. Es erfordert einen Partner, der jeden Monat mitläuft, Lösungen baut, die in der Arbeit von Vertrieb, Marketing, Finanzen und Backoffice ankommen, und der dem Team hilft, sie tatsächlich zu nutzen. Kein Pilotprojekt, das nach drei Monaten stillsteht, sondern KI als selbstverständlicher Teil der täglichen Arbeit.

Wie wir zusammenarbeiten

Die Zusammenarbeit läuft seit Ende 2025 und folgt einem festen Monatsrhythmus. Zu Beginn des Monats legen wir gemeinsam fest, was in den kommenden vier Wochen stehen muss, wir bauen und testen in kurzen Iterationen, und am Ende blicken wir zurück und entscheiden, ob etwas skaliert oder nachgeschärft wird. Ein zentrales Board, auf dem alles läuft, ein Hauptansprechpartner bei Burgstate und für jeden Use Case ein eigener Stakeholder aus der Abteilung, die später damit arbeitet.

Was wir vom ersten Tag an ausdrücklich mitdenken: Akzeptanz ist keine Nebensache. KI schafft erst dann Wert, wenn Menschen sie nutzen, ihr vertrauen und sie Teil ihrer täglichen Arbeit wird. Deshalb nehmen wir uns jeden Monat Zeit für Anleitungen, Begleitung und Feedback aus der Praxis, sowohl remote als auch regelmäßig vor Ort bei Burgstate.

Was läuft

Innerhalb der Zusammenarbeit laufen mehrere KI-Vorhaben parallel, jedes an seiner eigenen Stelle im Unternehmen:

• Ein E-Mail-Copilot für Geschäftsführung und Schlüsselrollen, der eingehende E-Mails sichtet, kategorisiert und Antwortentwürfe vorbereitet. Der Nutzer behält die Kontrolle, aber ohne die Sortierarbeit.

• Automatisierte Meeting-Zusammenfassungen für Managementbesprechungen und Mitarbeitergespräche, die Transkripte in Beschlüsse, Aufgabenlisten und Zusammenfassungen übersetzen. Bereits im Einsatz und wird auf weitere Rollen und Gesprächsarten ausgerollt.

• Ein Grundriss-zu-Visual-Tool für den Vertrieb, das technische Grundrisse in ansprechendes Verkaufsmaterial für Vermietung und Verkauf verwandelt.

• Automatisierte Datenvisualisierung und Berichterstattung aus der eigenen Immobiliensoftware, sodass Quartalsberichte nicht mehr von Hand erstellt werden müssen.

Jede dieser Lösungen läuft in einer eigenen Web-App-Umgebung, knüpft an die Tools und Daten an, die Burgstate bereits nutzt, und wird in enger Zusammenarbeit mit dem Team gebaut, das damit arbeiten wird.

Was diese Zusammenarbeit auszeichnet

Die Stärke liegt nicht in einem einzelnen Tool. Die Stärke liegt darin, dass ein bewusst in Phasen aufgebautes Programm läuft, über mehrere Abteilungen hinweg, aus einer durchgehenden Zusammenarbeit heraus. Was in einem Monat gebaut wird, wird im nächsten Monat anhand der Nutzung nachgeschärft. Was beim E-Mail-Copilot funktioniert, nutzen wir als Muster für das nächste Modul. So entsteht etwas, das mit dem Unternehmen mitwachsen kann, statt einzelner Tools, die nach einem Quartal stillstehen.

Wo wir jetzt stehen

Die Zusammenarbeit geht weiter. Wir bauen auf dem Bestehenden auf, skalieren, wo es funktioniert, und ergänzen, wo Burgstate neue Chancen sieht. Das Ziel: dass KI innerhalb eines Jahres in mehreren Abteilungen ein selbstverständlicher Teil der Arbeitsweise ist.