Wie Burgstate is

Burgstate is vanuit Venlo actief als vastgoedbelegger, projectontwikkelaar en beheerder. Het is de marktleider in bedrijfshuisvesting in Limburg, de grootste aanbieder van kantoorruimte in de provincie, met Business Centers verspreid over Noord tot Zuid en een portefeuille waar ook winkelcentra als Roercenter in Roermond en de Orlandopassage in Kerkrade onder vallen. Een team van zo'n vijftig specialisten, opererend in heel Nederland.

In de markt positioneert Burgstate zich bewust als energiek, persoonlijk en digitaal. Dat is de belofte aan hun klanten. En die belofte waarmaken betekent dat je als organisatie zelf ook daadwerkelijk digitaal moet zijn, niet alleen in je communicatie.

Waarom ze ons inschakelden

Frank Berden, directeur van Burgstate, kende Joost al jaren vanuit het commerciële vastgoed. Toen de vraag naar AI concreet werd, was de uitdaging niet 'iets leuks met AI' maar 'AI echt laten werken in een organisatie van vijftig man, over meerdere afdelingen heen, zonder dat het een los speeltje blijft'.

Dat vraagt iets anders dan een tool die je installeert. Dat vraagt om een partner die maandelijks meeloopt, oplossingen bouwt die in het werk van sales, marketing, finance en het bedrijfsbureau landen, en die het team helpt om ze daadwerkelijk te gaan gebruiken. Geen pilot die stilvalt na drie maanden, maar AI als vanzelfsprekend onderdeel van het dagelijkse werk.

Hoe we samenwerken

De samenwerking loopt sinds eind 2025 en is ingericht rond een vast maandritme. Aan het begin van de maand bepalen we samen wat er de komende vier weken moet staan, we bouwen en testen in korte iteraties, en aan het einde kijken we terug en bepalen we of iets wordt opgeschaald of aangescherpt. Één centraal bord waarop alles loopt, één hoofdcontact bij Burgstate, en per use case een eigen stakeholder uit de afdeling die er straks mee werkt.

Wat we vanaf dag één expliciet meenemen: adoptie is geen bijzaak. AI levert pas waarde als mensen het gebruiken, erop vertrouwen en het onderdeel wordt van hun dagelijkse werk. Daarom besteden we in elke maand tijd aan instructies, begeleiding en feedback uit de praktijk, zowel remote als regelmatig bij Burgstate op locatie.

Wat er loopt

Binnen de samenwerking lopen meerdere AI-trajecten parallel, elk op een eigen plek in het bedrijf:

• Een mail-copilot voor directie en kernrollen die binnenkomende mail triageert, categoriseert en concept-antwoorden voorbereidt. De gebruiker blijft aan het stuur, maar zonder het sorteerwerk.

• Geautomatiseerde meeting-recaps voor managementoverleg en functioneringsgesprekken, die transcripten omzetten in besluiten, actielijsten en samenvattingen. In gebruik en wordt uitgerold naar meer rollen en gesprekstypes.

• Een plattegrond-naar-visual tool voor sales, die technische plattegronden omzet in aantrekkelijk verkoopmateriaal voor verhuur en verkoop.

• Geautomatiseerde datavisualisatie en rapportage vanuit hun eigen vastgoedsoftware, waarmee kwartaalrapportages niet meer handmatig hoeven te worden opgebouwd.

Elk van deze oplossingen draait in een eigen webapp-omgeving, sluit aan op de tools en data die Burgstate al gebruikt, en wordt gebouwd in nauwe samenwerking met het team dat ermee gaat werken.

Wat deze samenwerking typeert

De kracht zit niet in één tool. De kracht zit in dat er een bewust gefaseerd programma loopt, over meerdere afdelingen heen, vanuit één doorlopende samenwerking. Wat in de ene maand gebouwd wordt, wordt in de volgende maand aangescherpt op basis van gebruik. Wat in de mail-copilot werkt, gebruiken we als patroon voor de volgende module. Zo ontstaat er iets dat mee kan groeien met het bedrijf, in plaats van losse tools die na een kwartaal stilvallen.

Waar we nu staan

De samenwerking loopt door. We bouwen verder aan wat er is, schalen op waar het werkt, en voegen toe waar Burgstate nieuwe kansen ziet. Het doel: dat AI binnen een jaar in meerdere afdelingen een vanzelfsprekend onderdeel is van hoe er gewerkt wordt.