De uitdaging

Bij het verzamelen van huurdergegevens liep Snelder Zijlstra tegen een herkenbaar probleem aan. Afhankelijk van het huurdersprofiel zijn andere documenten nodig (loondienst, zzp, gepensioneerd), maar in de praktijk ontstaat dan een mix van losse e-mails, bijlagen en handmatige checklistjes. Gevolg: inconsistente intake, weinig overzicht en veel opvolgwerk.

Security was daarbij een harde eis. Gegevens moesten inzichtelijk zijn voor medewerkers, maar niet vrij te downloaden. En het proces moest passen binnen AVG en interne richtlijnen.

De oplossing

We ontwikkelden een portalsysteem met twee onderdelen.

Beheerdersomgeving

• Portals aanmaken per huurder

• Automatische intake op basis van huurdersprofiel

• Dashboard met status per dossier (wat is compleet, wat ontbreekt)

• Gegevens bekijken zonder downloadmogelijkheid

• Veilige, tijdelijke opslag met automatische verwijdering (AVG)

Huurderportaal

• Dynamische formulieren per profiel

• Eenvoudige documentupload

• Duidelijke voortgangsindicatie

• Beveiligde toegang via unieke link

Het resultaat

• Consistente gegevensverzameling voor elk type huurder

• Eén dashboard voor realtime overzicht en gerichte opvolging

• Minder handmatig werk rondom monitoring en document-chasing

• Betere compliance door gecontroleerde toegang en bewaartermijnen